Já ouviram falar de validação de dados no Excel?
A validação de dados, assim como vários outros recursos do Excel, é muito importante e um grande facilitador no uso diário de planilhas com campos pré determinados.Essa validação é utilizada para definir dados que podem ser digitados dentro de cada célula ou intervalo de células. Ela também pode ser utilizada para restringir o tipo dados que podem ser inseridos em uma célula. Como por exemplo: Data, Hora, Decimal, etc.
Porque utilizar a validação de Dados?
Muitas vezes já fui chamado por colegas de trabalho para verificar um problema na fórmula de uma planilha criada ou melhor dizendo verificar um "pau" no resultado de uma fórmula. Ao parar para analisar, descobri que o problema não era na fórmula e sim no texto inserido no campo originário dela. Ou seja, grande maioria dos problemas encontrados são nas entradas de dados e não na fórmula final. Nesse sentido o recurso de validação de dados obriga o usuário a entrar apenas com dados previamente cadastrados, diminuindo assim as falhas em suas planilhas e fórmulas.
Como adicionar a validação de dados em suas planilhas?
Primeiramente devemos, criar um cadastro para limitar os campos que terão entrada de dados pré definidas. Para isso, vamos utilizar um exemplo de despesas mensais onde será necessário classificar os itens por tipo de despesa, sendo elas: Administrativa, Operacional ou Comercial.
Criando a planilha cadastro e incluindo validação de dados
Crie uma planilha simples com o nome cadastro e digite conforme abaixo:
Após finalizar o cadastro vá na planilha Despesa e siga o passo a passo abaixo:
- Selecione o intervalo de células (Nesse exemplo: "C2:C17") no qual queremos incluir a validação de dados
- Clique na guia Dados > Ferramenta de Dados e em Validação de Dados
- A janela abaixo irá abrir e na guia configurações vamos selecionar na caixa Permitir a opção Lista
- Após selecionar a opção Lista irá habilitar a opção de selecionar a Fonte de dados para a validação , que nesse exemplo será a nossa planilha Cadastro e no intervalo de células "A2:A4"
- Feito isso, vamos clicar em OK e a validação de dados foi incluída na coluna Tipo de Despesas para as células C2 até C17.
Para verificar se está funcionando vá na planilha Despesas e clica na célula C2. Você vai notar que agora existe uma caixa de seleção ao lado da célula onde você pode clicar e escolher entre as opções cadastradas na planilha Cadastro
Pronto agora você pode selecionar apenas entre as opções: Administrativa, Operacional ou Comercial. Se tentar inserir um texto diferente o Excel vai exibir uma mensagem de erro.
Com essa validação, você poderá incluir esses textos em qualquer fórmula que não terá falhas por erro de digitação.
Para acesso a planilha de exemplo, deixe seu e-mail nos comentários.
Grande abraço e até mais,
Vagston Bueno
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